ADMINISTRADORA CLÍNICA LA COLINA S.A.S. identificada con NIT N° 900.582.598-3 ubicada en la Calle 167 N° 72-07 de Bogotá D.C., teléfono 4897000, (en adelante La Clínica) por medio de la presente política de tratamiento de la información y de protección de datos personales (en adelante la “Política”) establece los lineamientos que regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación, tratamiento, administración, transferencia, transmisión, actualización, rectificación, supresión y protección de los datos personales de pacientes, empleados, médicos adscritos, contratistas, proveedores, entre otros, a través de los diferentes canales de recolección (sitio web, aplicaciones, de manera presencial, entre otros) de información que tiene La Clínica (en adelante los “Datos Personales”).

Lo anterior conforme a lo dispuesto en el Artículo 15 y 20 de la Constitución Política y en especial por lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en el Capítulo 25 parte 2 título 2 libro 2 del Decreto 1074 de 2015 y/o sus decretos complementarios o modificatorios, y demás normas aplicables sobre la materia.

1. DEFINICIONES

a) Autoridad de Protección de Datos: Es la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad que ejerce la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos.

b) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado por el Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

c) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigido al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

d) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

e) Datos personales: Información asociada o vinculada a una o varias personas naturales determinadas o determinables, que permite su identificación, ubicación, contacto, etc. Tienen las siguientes características: (i) están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural; ii) permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el Titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.

f) Datos privados: Información que sólo es relevante para el Titular.

g) Datos públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

h) Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

j) Oficial de protección de datos: Es la persona o área designada para asumir la función de protección de datos personales y para tramitar las solicitudes de los Titulares, en el ejercicio de sus derechos. Vela por la implementación efectiva de las políticas, procedimientos y buenas prácticas adoptados por la empresa para la gestión de datos personales.

k) Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

l) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

m) Tercero: Persona natural o jurídica, pública o privada u organización administrativa distinta al Titular y al Responsable del Tratamiento.

n) Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

o) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

p) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable.

q) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el Tratamiento de los Datos Personales, La Clínica aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

a) Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen, modifiquen o sustituyan.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales deberá obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, previamente informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede realizarse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Ningún dato personal podrá ser obtenido ni divulgado sin esta autorización, salvo disposición legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.

d) Principio de veracidad o calidad: La información relacionada en el Tratamiento deberá ser completa, exacta, veraz, actualizada, comprobable y comprensible. No deberá haber datos parciales, incompletos o fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento se debe garantizar al Titular el derecho a obtener del Responsable o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernen.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

g) Principio de seguridad: Los datos personales sujetos a Tratamiento por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, se deben manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la Ley y en los términos dispuestos por ésta.

El Responsable del Tratamiento de los Datos es ADMINISTRADORA CLÍNICA LA COLINA S.A.S. identificada con NIT N° 900.582.598-3. La Clínica ha designado a un Oficial de Protección de Datos Personales, quien tiene la función de proteger los datos personales de los titulares y dar trámite a sus solicitudes, a través de los siguientes medios de contacto:

• Carrera 16 No. 82 - 57 de Bogotá, D.C.

• Teléfono 5300470 Ext 1788.

• Correo electrónico datospersonales@clinicadelcountry.com.

Los deberes de La Clínica, como responsable del Tratamiento de los Datos Personales son:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre a los encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a los encargados del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a los Encargados del Tratamiento.

• Suministrar a los encargados del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

• Exigir a los encargados del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley y en el presente documento.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley, especialmente para la atención de consultas y reclamos.

• Informar a los encargados del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

La información y/o datos personales que se recoge de los titulares de la información, específicamente de los pacientes, por conducto de las diversas fuentes puede incluir, pero no limitarse a:

• Nombre, sexo y culto religioso.

• Lugar, fecha de nacimiento y género.

• Dirección física, de correo electrónico, números de teléfonos, celular, fax y de localizadores personales.

• Dirección IP de dispositivos electrónicos.

• Empleador, su ubicación y datos de contacto.

• Información clínica del paciente incluidos antecedentes, resultados de exámenes como son patológicos y clínicos, consultas, formulaciones, diagnósticos, atenciones médicas y de enfermería generales y especiales, consultas entre especialistas, etc.

• Contactos familiares o de responsables legales.

• Información necesaria para facilitar la prestación de servicios, incluyendo información familiar o laboral.

• Número de cédula, pasaporte o NIT, nacionalidad y país de residencia.

• Aseguradora o prestadora de servicios de salud.

• Uso de productos y servicios.

En relación con los demás titulares de la información, exclusivamente se recogen datos personales que se requieran para el manejo de la relación laboral, civil, comercial, etc.

En atención a lo establecido en la normatividad aplicable, La Clínica considera necesario efectuar las siguientes precisiones de alcance, en relación con el Tratamiento de los datos personales objeto de esta POLITICA.

5.1. Autorización:

5.1.1. El Tratamiento de los datos personales debe ser autorizado por el Titular, de manera previa, expresa e informada. Esta autorización se realizará:

a) En forma escrita.

b) De forma oral

c) Mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular de la información otorgó la autorización.

5.1.2. Se debe conservar prueba de esta autorización.

5.1.3. No se requerirá autorización del Titular cuando:

a) Se trate de información de naturaleza pública.

b) Sea información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c) En los casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Los datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Aunque el Tratamiento de esta información no requiere una autorización previa, su disposición y uso estará alineado con la Ley.

5.2. Revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos personales:

Los titulares de los datos personales, podrán solicitar en cualquier momento a La Clínica la revocatoria de la autorización y/o la remoción parcial o total de la información de sus bases de datos, siempre y cuando no exista un mandato legal o una obligación contractual que haga necesaria la permanencia del dato, mediante el procedimiento dispuesto en el numeral 7 de la presente Política y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 Artículo 15 y demás disposiciones concordantes y complementarias sobre la materia.

Una vez agotado el trámite de consulta o reclamo el Titular de los datos personales podrá elevar su queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio con el fin de solicitar la revocatoria de la autorización y en consecuencia la eliminación del o los datos personales de las bases de datos de La Clínica.

5.3. Tipo de Tratamiento.

Los datos personales podrán ser objeto de las siguientes operaciones de Tratamiento: recolección, almacenamiento, conservación, uso, modificación, actualización, circulación y supresión, conforme a los procesos establecidos al respecto.

5.4. Finalidad del Tratamiento.

Teniendo en cuenta el objeto social de La Clínica y las distintas categorías de titulares, a continuación se especificará, sin ser taxativa, la finalidad con la cual se efectúa al Tratamiento de datos personales para cada caso. Se precisa que el tratamiento y sus finalidades pueden ejecutarse directamente o por un tercero encargado ubicado en Colombia o en el extranjero, pero siempre bajo la responsabilidad de ADMINISTRADORA CLÍNICA LA COLINA S.A.S y de conformidad con la Ley.

Adicionalmente, la información personal podrá almacenarse y/o tratarse en países diferentes a Colombia, donde la Clínica, los accionistas, empresas vinculadas o proveedores de servicios, tengan sus instalaciones, por lo que al usar nuestros servicios o entablar una relación laboral, comercial u otra afín, el titular autoriza transferir y/o transmitir la información a otros países, los cuales podrán tener medidas diferentes para garantizar la protección de datos personales.

a) Finalidades generales para el tratamiento de datos personales:

• Garantizar la seguridad en el marco de las políticas de La Clínica de seguridad de personas, bienes de la Clínica, instalaciones, salud ocupacional, seguridad industrial, informática y de la información.

• Controlar el acceso a La Clínica y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.

• Prevenir, monitorear, detectar, investigar, analizar y/o controlar amenazas o incidentes de seguridad informática o de la información y ejecutar las medidas pertinentes para solucionarlos.

• Efectuar el proceso de conocimiento y debida diligencia.

• Prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

• Enviar al correo físico, electrónico, dispositivo móvil vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio de comunicación existente o que llegare a existir, información institucional, publicitaria o comercial sobre los servicios de La Clínica, sus socios comerciales, proyectos o eventos en los cuales participa y son invitados.

• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.

• Administrar sistemas de información, contabilidad, facturación y auditorias, procesamiento y verificación de medios de pago, registro contable y control de pagos, liquidación y reportes de impuestos, beneficios.

• Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a Compañías de seguros, asesores jurídicos, autoridades fiscales, autoridades administrativas, autoridades judiciales, y proveedores o terceros en operaciones conjuntas que procesen, administren o utilicen la información, para la ejecución de contratos o acuerdos suscritos con La Clínica.

• Transferir y/o transmitir la información recolectada a distintas áreas de La Clínica, y/o a la compañía matriz, sus filiales, subsidiarias, así como a compañías vinculadas en Colombia y en el exterior, cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativos, tesorería, contabilidad, analítica y estadísticas, inteligencia de negocios, análisis de riesgos, seguridad, entre otros).

• Así mismo podrán ser destinatarios de la información personal recolectada por la Clínica, todos los accionistas, sus filiales, subsidiarias y sus empresas vinculadas en Colombia y en el exterior, aun aquellas ubicadas en países que no cuenten con los mismos niveles de protección de datos, así como también aquellos proveedores nacionales o internacionales autorizados por éstos, para garantizar la seguridad de la información, la revisión de incidentes de seguridad y, en todo caso, velar por los intereses de La Clínica y de los titulares.

• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de La Clínica.

b) Datos personales de pacientes, familiares y/o acompañantes:

• Procesar, confirmar, programar y prestar los servicios de salud solicitados.

• Solicitar autorización a quien corresponda, ubicado en el país o en el extranjero, dependiendo del asegurador, para la prestación de los servicios de salud requeridos.

• Solicitar a terceros los insumos, productos o servicios requeridos para la prestación de los servicios de salud.

• Efectuar estudios, investigaciones, publicaciones, mensajes publicitarios.

• Realizar y presentar informes estadísticos, analíticos, epidemiológicos, de riesgo, construcción de GRD (Grupos Relacionados por el Diagnóstico), entre otros, que permitan la optimización de los servicios brindados en la Clínica.

• Contactar al Titular con el fin de evaluar la calidad y/o satisfacción de los servicios de salud recibidos.

• Asesorar y/o apoyar la necesidad de servicios distintos del objeto social de la Clínica, o que no sean prestados por ésta, pero sean requeridos por los pacientes, familiares y/o acompañantes.

c) Datos personales de empleados o de personas que participan en procesos de selección:

• Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.

• Cumplir a cabalidad con todas las obligaciones laborales de orden legal, contractual, judicial y administrativo incluyendo pero sin limitarse a: pago de nómina, aportes y reportes al sistema de seguridad social (salud, pensiones, administración de riesgos laborales, cesantías, cajas de compensación familiar, entre otros); declaraciones de impuestos; atención de programas de compensación; bienestar laboral; medición de productividad y promoción; programas de fidelización; salud ocupacional y seguridad industrial; prevención de acoso laboral; acreditación de órdenes judiciales y administrativas, entre otros.

• Administrar usuarios, correo electrónico, aplicativos internos.

• Publicar información en el directorio institucional.

• Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.

• Reproducir fotografías o publicar información en comunicaciones, boletines o publicaciones institucionales.

d) Datos personales de médicos adscritos o de personas que participan en procesos de adscripción:

• Desarrollar el proceso de adscripción.

• Prestar en debida forma los servicios por parte de La Clínica.

• Realizar informes de gestión del esquema de adscripción.

• Publicar información en el directorio institucional.

• Publicar información de interés para los pacientes y la comunidad en la página web u otros medios de comunicación de la Clínica.

• Medir productividad y ejecutar programas de fidelización.

• Reproducir fotografías o publicar información en comunicaciones, boletines o publicaciones de la Clínica.

• Compartir los Datos Personales a terceros para la celebración y/o ejecución de actos o negocios jurídicos relacionados con el desarrollo de planes de beneficios de cualquier naturaleza, en favor del Titular.

e) Datos personales de proveedores:

• Cumplir con las disposiciones contractuales para las adquisiciones de bienes y servicios demandados por La Clínica para su normal funcionamiento: obligaciones contractuales, judiciales y administrativas, incluyendo registro contable y control de pagos, liquidación y reportes de impuestos, salud ocupacional, seguridad industrial y prevención de riesgos, acreditación de órdenes judiciales y administrativas, entre otros.

• Efectuar estudios, investigaciones e informes de mercado, financieros, estadísticos y de riesgos, entre otros.

• Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación con el proveedor.

• Evaluar la ejecución y calidad de los servicios y bienes contratados.

• Administrar usuarios, correos electrónicos y aplicativos internos.

f) Datos personales de empleados en misión y de empleados de nuestros proveedores.

• Asegurar, en general, el cumplimiento de las normas que resulten aplicables conforme a la vinculación contractual y al tipo de servicio que se relacione.

5.5. Conservación de los datos.

Los datos personales sólo podrán ser tratados durante el tiempo que permanezca vigente la finalidad para la que fueron registrados. En este sentido, La Clínica podrá mantener en sus bases de datos los datos personales de los titulares durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades del tratamiento consagradas en la Política, salvo disposiciones legales que establezcan términos particulares. Una vez transcurrido este tiempo La Clínica procederá, para los casos de documentación manual, a su remisión al archivo inactivo de conformidad a las tablas de retención documental; para el caso de información contenida en medios digitales se aplicarán los lineamientos fijados por la organización para el almacenamiento definitivo de los mismos y su eventual eliminación. No obstante lo anterior, de ser necesario La Clínica podrá solicitar nuevamente la autorización al titular de los datos personales, con el objetivo de conservarla por un período igual al inicialmente autorizado.

La Clínica cuenta con procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información, para garantizar el correcto uso de la información y el tratamiento de los datos personales, y evitar el acceso a terceros no autorizados que puedan conocer, vulnerar, modificar divulgar y/o destruir la información que reposa en nuestras bases de datos.

Así mismo, para los eventos en los que se deba transferir o transmitir bases de datos y/o datos personales a encargados y/o responsables del tratamiento para cumplir con actividades específicas, La Clínica garantizará que éstos cuenten con los mismos o mejores estándares y protocolos de seguridad que impidan la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por cualquier sujeto.

Análogamente, los Titulares de los Datos Personales, en aras de proteger la información, se comprometen a: 1) Abstenerse de realizar actividades que pongan en peligro o afecten la seguridad de la información, en particular, aquellas ejecutadas a través de las redes informáticas, dispositivos electrónicos, aplicaciones, softwares y correos electrónicos del Responsable; 2) Reportar al Responsable del Tratamiento aquellas conductas o eventos que puedan afectar o afecten la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información; 3) Cumplir con las demás obligaciones establecidas en la Política y en la Ley .

Sus derechos como titular de los datos personales son los consagrados en la Ley 1581 de 2012, en especial:

• El efectivo ejercicio del derecho constitucional de Habeas Data.

• Suministrar la autorización previa y expresa, a través de un medio susceptible de ser reproducido, para que La Clínica pueda recolectar y otorgar el tratamiento respectivo a los Datos Personales del titular, salvo que se trate de datos públicos, casos de urgencia médica o sanitaria, información relacionada con el Registro Civil de las Personas y cuando la ley ha autorizado que se trate para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Cuando se trate de datos sensibles (incluyendo los biométricos) o de niños, niñas y adolescentes, La Clínica informará previamente a su titular o representante legal que no está obligado a autorizar su tratamiento, salvo en los eventos requeridos para la debida y oportuna prestación del servicio de salud.

• Ejercer sus derechos relativos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada.

• Ejercer el derecho a revocar la autorización suministrada a La Clínica para el tratamiento de sus Datos Personales, siempre y cuando no exista un mandato legal o una obligación contractual que haga necesaria la permanencia del dato.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que las modifiquen o complementen.

• Obtener copia de la autorización otorgada para la recolección de los Datos Personales.

• Ser informado, previa solicitud, del uso que le hemos otorgado a los Datos Personales recolectados.

• Recibir respuesta y atención de las peticiones, consultas y reclamos que formule con relación a sus Datos Personales

• Que su información sea conservada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El Titular que quiera consultar sus datos personales contenidos o almacenados en las bases de datos de La Clínica o que quiera presentar un reclamo para que dicha información sea objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales por parte de La Clínica, podrá presentar reclamación mediante un escrito enviado al correo electrónico: datospersonales@clinicadelcountry.com o a la Carrera 16 No. 82 - 57 de Bogotá, D.C., dirigido al Oficial de Cumplimiento de Protección de datos, con copia al área de Contraloría y/o área Jurídica, adjuntando fotocopia de su documento de identidad o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad de los datos personales.

8.1 Procedimiento para la realización de consultas:

(i) El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

(ii) El Titular deberá acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

(iii) La consulta debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer su derecho de consulta.

(iv) Si la consulta realizada por el Titular del dato resulta incompleta, La Clínica requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

(iv) Si la consulta realizada por el Titular del dato resulta incompleta, La Clínica requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

(v) Las consultas serán atendida por La Clínica en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2 Procedimiento para la realización de quejas y reclamos:

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular considere que la información tratada por La Clínica deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante La Clínica, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

(i) El Titular o su representante deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

(ii) La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por La Clínica indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

• • El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

• • Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.

• • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

(iii) Si la solicitud se presenta incompleta, La Clínica deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

(iv) El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.3 Procedimiento para la solicitud de supresión, modificación y/o actualización de datos de la historia clínica.

Si se trata de una solicitud para la supresión, modificación y/o actualización de datos de la historia clínica; la misma, deberá ser dirigida al Comité del Historia Clínicas de la Clínica; el cual previo el estudio de la misma y las pruebas aportadas, tomará la decisión a que haya lugar y dará respuesta en los términos de ley.

No obstante, y teniendo en cuenta la obligatoriedad del registro de la historia clínica, establecida en la Ley 23 de 1981 y demás normas complementarias, no será sujeto de modificación y/o supresión los diagnósticos y conceptos médicos impartidos por los profesionales de la salud, los resultados de los paraclínicos, los antecedentes médicos y, en general todas las condiciones clínicas del paciente.

La actualización de la presente Política ha sido aprobada por la Junta Directiva de la ADMINISTRADORA CLÍNICA LA COLINA S.A.S., en sesión del 28 de febrero de 2019; La Clínica se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso para lo cual notificará a sus clientes, usuarios, pacientes y demás titulares mencionados en esta Política, actualizando el contenido en www.clinicalacolina.com.

Fecha de publicación en página web: 21 de junio de 2019.

Fecha de entrada en vigencia: 21 de junio de 2019.